Para los fabricantes de cosméticos y laboratorios, tener un buen mapa de procesos es esencial para el control de calidad. Un sistema de seguimiento y control adecuado asegura que cada etapa del proceso cumpla con los estándares de calidad y las expectativas de los clientes.
A través del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
El mapa de procesos se integra dentro del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), cuyo propósito es satisfacer los requisitos de las partes interesadas en una organización y alinearse con la Norma NTC-ISO 9001. Este enfoque implica la comprensión, planificación y gestión cuidadosa de los procesos. Así, se permite la evaluación de riesgos, la implementación de controles necesarios y la identificación de oportunidades de mejora. De esta manera, se mantiene el sistema alineado con las expectativas de las partes interesadas y las normativas correspondientes.
La Falta de Enfoque en la Evaluación de Procesos
El cuarto principio de calidad, según la Norma ISO 9001, es el Enfoque Basado en Procesos. Este principio establece que para que una organización funcione de manera efectiva, debe gestionar y controlar sus procesos interrelacionados. Un mapa de procesos claro es fundamental en este enfoque, ya que permite identificar y gestionar estos procesos para mejorar la eficiencia y cumplir con los requisitos de calidad.
La Necesidad de un Mapa de Procesos
Es evidente la necesidad de evaluar el desempeño de cada resultado obtenido en los procesos. Estos procesos, vinculados directamente con la fabricación del producto, tienen un impacto significativo en la satisfacción del cliente y son esenciales para el cumplimiento de la razón de ser de la empresa. Si tu empresa no tiene un sistema documentado de seguimiento y control para estos procesos, impide monitorear y evaluar su eficacia, eficiencia o efectividad.
Implementación del Ciclo PHVA
Como parte de su estrategia de mejora continua, la gestión por procesos utilizando el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) es ideal. Este enfoque, combinado con el SGC, tiene como objetivo alcanzar los resultados previstos de manera más efectiva y eficiente. El seguimiento y control es fundamental para los procesos de cualquier organización, especialmente para aquellos considerados misionales.
Diseño de Indicadores de Desempeño
Para lograrlo se deben estructurar las caracterizaciones de procesos para evaluar y establecer de manera más clara las entradas y salidas de cada actividad, identificando riesgos y oportunidades. Se pueden poner indicadores de gestión relevantes para iniciar el proceso de medición del desempeño. Los KPI’s se pueden ejecutar con el formato de ficha de indicador para su seguimiento y control. Adicionalmente, se debe entregar al laboratorio el compendio de las fichas de indicadores en un archivo Excel, permitiendo visualizar los resultados de los KPI’s de manera global.
Recomendaciones Finales
Implementar un mapa de procesos correcto y un sistema de seguimiento y control es crucial para garantizar la calidad y satisfacción del cliente. Los fabricantes de cosméticos y laboratorios deben considerar la evaluación continua y la mejora de sus procesos misionales, utilizando metodologías como el ciclo PHVA y el SGC. De esta manera, podrán alcanzar los resultados deseados y mantener una posición competitiva en el mercado.
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